Se acerca el momento de cerrar el ejercicio, y es cuando llega el asesor fiscal de la empresa y nos viene con la misma pregunta incómoda de siempre: “¿Cuánto ponemos de existencias este año?”
Reacción más habitual: “¡¡Uff, ya estamos!!
Y la respuesta se retrasa …, se postpone…, y hasta se evita porque, por norma general, o no se tiene muy claro el concepto, o no se disponen de las herramientas que permitan un cálculo rápido.
Vamos a ver qué son, para qué sirven, y por último, cómo podemos calcularlas.
Si nuestra empresa se dedicara a comprar y a vender zapatos, para saber las existencias bastaría con contabilizar todos los zapatos que hay en las estanterías, y valorados estos según su precio de adquisición, tendríamos las existencias de la empresa. Fácil.
Así pues, las existencias no son más que aquellas cosas que hemos comprado, pero que todavía no hemos vendido. En una obra, las existencias serán aquellos recursos que hemos adquirido para dicha obra, y que todavía no hemos vendido. Y en la empresa, las existencias serán la suma de las existencias de cada una de las obras que tenemos en marcha.
Es decir, lo mismo que con la zapatería, pero con una pequeña diferencia: aquí no tenemos esas “estanterías” para contar lo que no hemos vendido.
Por otro lado, la función de las existencias es equilibrar las compras y las ventas propias del ejercicio, de modo que el resultado de la empresa esté lo más ajustado posible a la realidad. Y el principal efecto de las existencias es que nos modifica el beneficio de la empresa en el ejercicio.
Por ejemplo (y simplificando mucho):
Si en el ejercicio anterior tuvimos unas ventas de 1000 €, y unos gastos de 950 €, podríamos decir que hemos obtenido un resultado de 50 €, equivalente a un 5% respecto a las ventas:
Resultado = 1000 – 950 =50 €
Ahora bien, si decimos que, de aquellos gastos registrados, 50 € se corresponden con existencias, que generarán una venta en el ejercicio actual, el resultado de la empresa será de 100 €, lo que se corresponde con el 10% respecto a las ventas:
Resultado = 1000 – (950 – 50) =100 €
Es decir, que el resultado de la empresa de un ejercicio es función de las existencias al final del ejercicio.
Vemos por tanto que su cálculo y ajuste no solo es necesario para el cierre contable del ejercicio, sino importante para la empresa.
Y es en este punto, en la estimación y valoración de las existencias, donde empiezan a aparecer las dificultades. Para poder llevarlo a cabo son importantes las herramientas informáticas utilizadas, pero más importante aún es la metodología de gestión de la empresa, Tanto es así que, dependiendo de la forma de gestionar la empresa, el cálculo de existencias puede convertirse en algo sencillo e incluso trivial, o todo lo contrario.
Pero esto ya es otra historia…
