Todo el mundo conoce la afirmación “la información es poder”. Y es cierta. Pero como en todas las cosas, siempre hay matices que debemos tener en cuenta, y más aún cuando nos desenvolvemos en el sector de la construcción.
La información debe ser la adecuada al problema a resolver. Es decir, para poder tomar decisiones de forma rápida y con la mayor seguridad posible de no errar, seleccionaremos la información justa y adecuada a la necesidad de cada momento. De no ser así nos vamos al otro extremo, que nos dice que “un exceso de información es desinformación”.
Por ejemplo, cuando vamos a certificar o facturar una obra, lo mejor es saber cómo nos está saliendo dicha obra, por si el cliente nos pide alguna “mejora” de última hora.
La información debe ser accesible. No basta con que la empresa disponga de la información registrada en su sistema de gestión. Esta debe ser accesible a todos los agentes que de una forma u otra intervienen en las continuas tomas de decisiones. De poco servirá que todas las facturas de compra estén correctamente registradas, si al hacer un presupuesto no podemos consultar a qué precio adquirimos un determinado material, o si la consulta resulta tan compleja y costosa en tiempo que ni nos planteamos buscarlo.
Y aquí viene otra: “lo peor que te puede pasar cuando buscas algo que sabes que está, es no encontrarlo”.
Y por último, y no por ello menos importante, debemos disponer de la información en el momento adecuado. Es decir, cuando nos hace falta. Disponer de ella mucho antes no suele tener interés. Tenerla un poco después suele provocar malestar personal y una sensación de desorganización corporativa muy perjudicial para la empresa, además de la obvia inutilidad.
Siguiendo con el ejemplo de la certificación de la obra, conocer cómo nos ha salido la obra después de emitida la última certificación, sobre todo si los número no son buenos, no suele dejar buen sabor de boca. Y si además nos damos cuenta de que hay extras que no le hemos facturado al cliente, es un auténtico desastre cuyo resultado va directo a la cuenta de explotación.
El sector de la construcción, sobre todo con clientes privados, tiene una característica muy especial, y es que si al cliente le facturamos 10.500€ los pagará sin problema. Pero si hoy le facturamos 10.000€, y mañana 500€ de extras, estos últimos probablemente no los cobraremos, por muy justificados que estén. La respuesta para esto suele ser: “¿Después de todo lo que te he pagado, me vas a cobrar eso también?”. Por desgracia para la empresa, ese «poco» es precisamente el margen de beneficio.
Vemos, por lo tanto, que no basta con tener la información para que esto suponga una ventaja para la empresa. La información debe ser accesible, con el formato adecuado, y en el momento preciso. Y en todo esto influye enormemente el sistema de gestión y administración utilizado por la empresa, que debe ser comprendido, utilizado y compartido por todas las personas que intervienen en cada obra.
