Vale. No es gratis. Y ahora viene la segunda.
¿Qué podemos hacer para que nos cueste menos dinero gestionar nuestra empresa?
Para responder a esto lo primero que tenemos que hacer es analizar el término “gestión de la empresa”, y evaluar los costes que supone para nuestra organización.
¿Cómo lo hacemos? Pues como si estuviéramos evaluando el presupuesto completo de una obra, pero con los Gastos generales de la empresa.
Es decir:
– Dividimos el trabajo en partes pequeñas, controlables y fáciles de medir.
– Determinamos (aventuramos) los costes de cada tarea.
– Sacamos nuestras propias conclusiones.
– Nos volvemos a preguntar cómo optimizar las distintas tareas analizadas.
– Actuamos en consecuencia.
…Y así sucesivamente.
Por otro lado, cada una de las tareas tendrá tres inductores de coste, que a su vez se podrán dividir en otros:
– Mano de obra
– Equipos y herramientas utilizados
– Materiales
Siendo que cada inductor de coste tendrá su coste unitario y un rendimiento para cada tarea, esta relación nos determinará el coste de la tarea.
Así pues, cuando analicemos cada una de las tareas, con sus inductores de coste, podremos determinar fácilmente donde podemos incidir para mejorar nuestros resultados.
Por ejemplo:
Muchas veces tendemos a apurar la vida del ordenador, de modo que, sin darnos cuenta, nos encontramos con artilugios que ya empiezan a tener valor histórico, pero que, por las mañanas, el proceso de arranque cuando lo encendemos puede durar más de 20 minutos.
Y durante esos minutos aprovechamos para hacernos un café, ordenar la mesa, mirar por la ventana, o esperar pacientemente a que termine de arrancar. La realidad es que la tarea “Arranque del ordenador” tiene un coste directo, que es el tiempo empleado. Además de otros efectos como el estrés, derivados del “tengo prisa en hacer algo y esto no va”.
Y esto, en dinero, ¿cuánto es?
Para calcularlo vamos a adoptar las siguientes hipótesis:
– Arrancamos el ordenador 1 vez al día,
– Al año se trabajan 220 días.
– Establecemos el coste horario de la persona que estará en oficina en 18 €/h
– Para el caso del ordenador viejo estimamos que tiene más de 5 años y no le suponemos ningún valor.
– En el caso del nuevo ordenador estimamos un coste de adquisición de 1200 € y que amortizaremos en 5 años.
– Estimamos el tiempo de arranque del ordenador viejo en 20 minutos, y del nuevo en 3 minutos.
Con esta información construimos la siguiente tabla:
Vemos que, mantener un ordenador viejo que tarda en arrancar puede costarnos la bonita cifra de 1320 €/año, mientras que, si compro un ordenador nuevo y lo amortizo en 5 años, el coste de esta operación será de 438 €/año. Además de que nos estaremos ganando 60 h de trabajo.
Ya tenemos la información. Ahora solo falta tomar decisiones y actuar en consecuencia.
