Al hablar con muchos reformistas sobre la forma de elaborar los presupuestos, hay algunos comentarios (o creencias) que suelen repetirse:

“Yo no hago los presupuestos así, porque mi empresa es distinta”.

O porque “las obras que yo hago son de otro tipo”.

O porque “yo no hago obras, hago reformas”.

O “A mis clientes les gusta como yo los hago”,

O cualquier otra excusa que se nos pueda ocurrir.

La cuestión es que en estos casos se está pensando más en la forma en la que “presento” el presupuesto, que en cómo lo “calculo”.

Por norma general, lo que ocurre en estos casos es que, la persona que redacta el presupuesto desarrolla el siguiente procedimiento:

• Coge libreta, boli y calculadora
• Piensa en la obra como algo completo, como un “todo uno”
• Intenta determinar los jornales que va a necesitar, los materiales y alguna otra cosa más que pueda necesitar, sin tener muy claro si está cogiendo precios de coste, precios de venta, o una mezcla de los dos.
• Una vez ha sumado todas las cosas, y tiene un número claro, entonces con un Word, Excel, o cualquier otro programa, pasa a limpio una descripción del trabajo que va a hacer, pone al final el número obtenido, y ya está.

Y el presupuesto resultante podría ser algo como esto:

Naturalmente, la libreta con los apuntes se queda ahí, en el monte del olvido.

Problemas de esto:

• No estamos documentando nuestras decisiones.
• No sabemos el coste previsto de la obra, porque además de no estar totalmente documentado, se han mezclado churras con merinas.
• Cualquier variación, por pequeña que sea, nos obligará a pensar de nuevo en todo el presupuesto. Por ejemplo, si el cliente nos pregunta que le costaría sólo el salón, recalcular el presupuesto nos costará lo mismo que hacerlo la primera vez
• Al ser la definición de los trabajos tan específica, difícilmente podremos reutilizar esta información para otros presupuestos.
• Cuando ejecutemos la obra, nos salga bien o mal, no sabremos donde nos hemos equivocado.
• Al ejecutar la obra, si hay cambios de medición o de materiales, serán difíciles de justificar.

Para resolver esto lo que tenemos que darnos cuenta es que, una cosa es cómo se presenta el presupuesto, y otra muy distinta, cómo se calcula.

En el ejemplo planteado la forma de presentarlo es la que es, y nada que objetar, pero lo verdaderamente importante es cómo se ha llegado al precio de venta de 2775 €. Porque esto es lo que puede hacer que ganemos algo o no.

Es decir, bastará con que al calcular el presupuesto desglosemos el trabajo a realizar en unidades de obra, y estas, a su vez, en sus precios descompuestos.

Sin entrar en detalles del cálculo y definición de cada unidad de obra, nuestro presupuesto de estudio podría ser algo parecido a lo siguiente:

¿Dónde está la diferencia?

Pues que, mientras que en el primer caso la información disponible es difícil de aprovechar, en el segundo caso bastará con modificar unos pocos datos para obtener el presupuesto de una nueva obra que, siendo distinta a cualquier otra, sí que puede ser muy parecida.

Esta es una de las claves del ahorro de tiempo en la elaboración de presupuestos.