Cierta vez, hablando con un amigo sobre las prestaciones de un determinado programa informático, me dijo: “me consta que se puede, pero no conozco a nadie que lo haga”

Cuando elegimos una herramienta informática, o un conjunto de ellas, para gestionar nuestra empresa, existen varias posibilidades en cuanto al resultado:

Acertar totalmente, de modo que la selección de las herramientas satisfaga plenamente todas nuestras necesidades actuales y futuras.

Fallar estrepitosamente, de modo que aquello que hemos adoptado como solución idónea a nuestros problemas de gestión lo vemos ahora como un desastre que no cumple ninguna de las expectativas. O cumple muy pocas.

Y un número sin fin de estados intermedios, en los que algunas necesidades se satisfacen con éxito, otras que se resolverán con más o menos éxito, y aquellas otras que mejor será que no aparezcan, porque ya sabemos cuál va a ser la respuesta.

¿Qué debemos tener en cuenta para elegir de forma correcta las herramientas?

Pues varias cosas.

1º. Analiza las necesidades de la empresa

Debemos tener muy claro que es lo que necesitamos, que relación hay entre esas necesidades, y si se pueden desarrollar por separado o no.

Por ejemplo, alguien analiza sus necesidades y estima que necesita valorar presupuestos, y además necesita preparar un modelo 3D de la obra finalizada, para presentar la oferta a su cliente.

En este caso ambas necesidades se encuentran tan distantes que pretender analizar los costes de un presupuesto con un programa de modelado 3D carece de sentido. Otra cosa es que este último programa me permita obtener las mediciones del proyecto, en cuyo caso un programa genera información que otro gestiona, pero por separado.

2º. La relación entre las necesidades y los usuarios de la empresa

Dentro de la empresa hay diversos roles, cada uno con sus necesidades específicas. Muchas de estas necesidades están relacionadas y son complementarias, sin embargo, algunas de estas necesidades pueden gestionarse por separado y con herramientas distintas.

En este caso, una vez definidas las tareas a resolver, formaremos grupos con aquellas que deberían resolverse de forma conjunta, y a continuación asociar estos grupos a los distintos roles que van a intervenir

Este ejercicio nos ayudará a determinar que tareas deben resolverse necesariamente con una única herramienta informática, y cuales podrían resolverse con otro programa o incluso externalizarse.

3º Busca lo mejor para cada cosa

Muchas empresas intentan en encontrar una única solución que resuelva todas sus necesidades, con la esperanza de que de esta forma su organización será más eficiente.

Pues bien, lo más probable es que no exista.

Por ejemplo, puedo empeñarme en buscar un vehículo para transportar herramientas y materiales que sea capaz de circular a 300 km/h (el Ave), y además aparcarlo en la puerta de mi casa, ir donde quiera y cuando quiera (ya no me sirve el Ave).

La mejor opción normalmente pasa por buscar el mejor programa para cada grupo de necesidades, y una vez encontrados, conectarlos entre si mediante aplicaciones puente o procesos que nos permitan intercambiar información entre ellos.

4º Haz algo

Cuando en la empresa vemos que deberíamos obtener mejores resultados, o que no funciona todo lo bien que nos gustaría, o que intuimos (sabemos) que se nos escapan cosas, o que hay cierto descontrol, o que hay necesidades que no tenemos cubiertas, ha llegado el momento de hacer algo.

¿El qué?

Lo que sea, pero algo hay que hacer y cuanto antes mejor.

¿Y si me equivoco?

Pues mala suerte. Siempre que tomamos una decisión podemos acertar o errar. Forma parte del juego. Lo que está claro es que, si sabemos que necesitamos implementar cambios, y decidimos seguir igual, ya nos hemos equivocado.

Cierta vez me contaba un empresario: “he comprado un programa, y me he dado cuenta de que no me sirve, pero antes de hacer un cambio quiero amortizarlo”. Doble error. El primero, por una mala elección, y el segundo aún peor, es persistir en el primero. Porque aquella elección esta amortizada desde el instante en que se dio cuenta de era errónea.

¿y por qué cuanto antes?

Porque cuanto más se demore cualquier acción mayor es el tiempo en que la empresa es menos eficiente, y eso, sin duda, es dinero.